A szolgáltatott iroda vagy instant iroda egy olyan szolgáltatás, mely nem csak a helyiség bérbe adását foglalja magában, hanem az irodai szolgáltatások teljes spektrumát lefedi a szükséges emberektől (recepciós, közösségi menedzser) a helyiségeken át (privát és közös helyiségek) a technológiáig – mindezt rendkívül rugalmas együttműködés keretében. A szolgáltatott iroda azonnal költözhető, teljesen berendezett, tökéletesen felszerelt. A szolgáltatott irodák a hosszú távon bérbe vehető irodákkal ellentétben akár egy órára, napra, hónapra, illetve évre is bérbe vehetőek, és egy számítógépen kívül minden egyéb biztosított. Ennek köszönhetően a bérlő időt és költséget takaríthat meg, hiszen az infrastruktúra kiépítésével már nem kell foglalkoznia. Szolgáltatott iroda igénybevétele során tehát alacsony rizikóval juthat akár prémium kategóriás irodához.

Ügyféltípusok

Start-upok, induló vállalkozók: a szolgáltatott irodák ideálisak azok számára, akik nem szeretnék hosszú távú szerződések mellett elkötelezni magukat, s nem akarnak rejtett költségekkel számolni.
Nemzetközi nagyvállalatok: regionális csapataik és rövidtávú projektjeik számára.
Új piacok felé nyitó vállalkozások: az új régiók vagy országok irányába terjeszkedő vállalatok.
Növekvő vállalkozások: azon nagyvállalatok, melyek kinőtték a hagyományosan bérelt helyüket, így átmeneti megoldást keresnek alkalmazottaik, részlegeik számára.
Projekt alapú csapatok: akiknek egy projekt elvégzésének idejére van szükségük teljesen felszerelt irodára.
Két iroda közti vállalkozások: ha a korábbi irodát már felmondta a vállalkozás, de még nem talált új irodát, a szolgáltatott iroda a köztes időszakra megfelelő megoldás lehet.

Történet

A szolgáltatott irodák az 1980-as években jelentek meg az Egyesült Államokban és az Egyesült Királyságban, gyökerei azonban 1962-ig nyúlnak vissza, amikor is megalakult az OmniOffices Group, mely kisvállalkozások menedzserei számára kínált ún. executive suite-okat. A Fegen Suites 1966-ban ügyvédek számára kínált berendezett irodákat különféle szolgáltatásokkal, mint a recepció, telefonálás, konferenciaterem.

Szolgáltatások

Jellemző szolgáltatások a szolgáltatott irodák esetében:

  • Office management
  • Nyomtatási és másolási szolgáltatások
  • Audio-vizuális eszközök
  • IT infrastruktúra, internethozzáférés
  • Telekommunikációs szolgáltatások
  • Postakezelés
  • Telefonközpont
  • Titkársági szolgáltatások
  • Takarítás
  • Catering
  • Frissítők

Felszereltség

A szolgáltatott irodák jellemzően az alábbi felszereltséget biztosítják:

  • Tárgyalótermek
  • Konferenciatermek
  • Konyha, étkező
  • Lounge
  • Fűtés, légkondícionálás
  • Bútorok, irodaszerek
  • Parkolók
  • Biztonsági szolgálat

Előnyök

  • Zéró vagy nagyon alacsony indítási költség
  • Alacsony rizikó
  • A szolgáltatott irodák általában közlekedési csomópontok közelében, központi helyen találhatók
  • Üzleti cím
  • Gazdaságos: a rugalmas lehetőségeknek köszönhetően az irodák bármikor kisebbre cserélhetők vagy bővíthetők
  • Fejlődési lehetőség: az eltérő vállalkozások üzleti szellemével megtöltött szolgáltatott irodák energikus környezetet biztosítanak
  • Biztosított szolgáltatások: igénybe vehető tárgyalók és konferenciatermek, a legújabb elektronikus eszközökkel felszerelt irodák
  • Nincs szükség ingatlanbérlésre: nem kell bérleti szerződést kötnie a használni kívánt ingatlanra, csupán a használt munkaállomásokért szükséges havonta fizetnie
  • Nincsenek különféle irodai költségek