A Vásárhelyi & Bodoki Ügyvédi Iroda a Roosevelt Irodaházat választották székhelyül, ahol barátságos és rugalmas környezetben dolgozhatnak. De hogy mire érdemes figyelni egy irodabérlés során? És milyen problémákat okozhat egy nagy, nemzetközi irodaházlánctól irodát bérelni? Többek között ezekre kapjuk meg a választ dr. Bodoki Gábortól, a Vásárhelyi & Bodoki Ügyvédi Iroda vezető ügyvédjétől.
Bemutatná röviden az ügyvédi irodájukat?- Alapvetően egy polgári joggal foglalkozó ügyvédi iroda vagyunk, ebbe beletartozik a cégeljárás, az ingatlan-nyilvántartási és közbeszerzési eljárások, a szerzői jogi és szellemi alkotásokkal kapcsolatos kérdések, emellett a peres és nem peres eljárások is komoly szeletét képezik a tevékenységünknek. Továbbá a jogi szolgáltatásokat gazdasági tanácsadással is igyekszünk vegyíteni, azaz komplex szolgáltatásra törekszünk. 2015-ös megalapulásunk óta fokozatosan bővülő tendenciát mutatunk.
- A honlapjukon külön hangsúlyozzák, hogy irodájuk Budapest belvárosában található. Milyen előnyt jelent ez az ügyfelek, illetve a munkatársak számára?
- Az ügyfelek számára nagyon fontos a könnyű megközelítés és a központi lokáció, amikor személyes egyeztetésre jönnek, illetve az, hogy az irodaház és maga az iroda is a megfelelő presztízst sugározza. A kollégák is szeretik amiatt, hogy jó az elhelyezkedése, de maga a munkakörnyezet is legalább ilyen fontos szempont, annak kialakítása, a szép szobák, tágas terek, a jó közösségi tér és hogy folyamatosan légkondicionált. Mindez olyan körülmény, ami megelégedéssel tölti el őket, pluszt ad számukra, s emiatt szeretnek bejárni.
- A Roosevelt Irodaház előtt hol béreltek irodát?
- Kezdetben egy ismerős ügyvéd tárgyalóját használtuk, majd egy évig egy másik belvárosi irodát béreltünk.
- Miért döntöttek egy év után a váltás mellett?
- Az az irodaház egy nemzetközi hálózat része volt, rengeteg országban kínálnak szolgáltatott irodákat. Ez hátrányt jelentett abban, hogy nem személyre szabott szolgáltatást nyújtottak, s bármilyen kérdésünk volt, azt mindig a központnak kellett jóváhagynia, az ő szabályzatuk szerint működhetett minden. E rugalmatlan struktúra megmutatkozott a szerződéshosszabbítás során is, az ajánlatok nem voltak megfelelők, a reakcióidő lassú volt… Ekkor döntöttünk úgy, hogy egy sokkal rugalmasabb, ügyfélbarátabb környezetet keresünk.
- Voltak valamilyen különleges kéréseik, amiben ez a rugalmatlanság megjelent?
- Nem hinném. Az egyik nagy probléma a napi tárgyalóhasználat volt, melyet az ár tartalmazott, s mindenki beírhatta magát, hogy ettől eddig szeretné lefoglalni. Ezt az egyik napról a másikra megváltoztatták, nem lehetett előre lefoglalni a tárgyalót, ami kellemetlenséget okozott, hiszen az ügyfeleinkkel jellemzően 2-3 nappal vagy egy héttel előre beszéljük meg az időpontokat. Ebben az időben történt egy recepciósváltás is, s akik érkeztek, kevésbé voltak segítőkészek. Sok ilyen apró mozzanatból tevődött össze, hogy végül megelégeltük mindezt. Az is csalódás volt, ahogy a végén kezelték a dolgokat, a kauciót csak hónapokkal a szerződés megszűnését követően kaptuk meg.
- Hogyan találtak rá a Roosevelt Irodaházra?
- Alapvetően 20-60 nm-es irodát kerestünk, ami már alapvetően bekategorizálja, mik jöhetnek szóba, hiszen sok irodaházban ennél csak jóval nagyobbakat kínálnak. E piaci szegmenst szűkítettük le a szolgáltatott irodákra. Majd megnéztük, melyik hol helyezkedik el, miként néz ki. A Roosevelt Irodaház esetében tetszett a központi lokáció, az irodaház megjelenése, az irodák kialakítása, s a presztízs, mellyel rendelkezik. De megemlíteném az első beszélgetést is az irodaházat üzemeltető House of Business ügyvezetőjével: egy nagyon barátságos és rugalmas környezetben találtuk magunkat, mely szöges ellentétben állt a korábbi nemzetközi irodahálózat ügyfélkommunikációjával.
- Voltak egyéb szempontok is, melyeket mérlegeltek?
- Sok ügyfélpanasz érkezik más irodákhoz amiatt, hogy nem lehet hol parkolni. Itt pluszt jelentett, hogy az irodaházban parkolóhelyek is vannak, ahová az ügyfelek is be tudnak állni.
- Mi az, amit előzőleg nem tartott fontosnak, most mégis nagy előnyként éli meg?
- Az irodaház sok tárgyalóval rendelkezik, ezek jól felszereltek és tágasak. A House of Businessnél folyamatosan törekednek rá, hogy apróbb változtatásokkal növeljék az ügyfélélményt, bekészítik a frissítőket, rágcsálnivalókat, hoznak kávét, tehát van egy nagyon kulturáltan kialakult közeg a tárgyalóhasználatban. Rendkívül jól felszereltek a közös helyiségek is, a multifunkcionális nyomtatók például akár karakterfelismerésre is képesek. Mindez nagyon jól tud jönni a napi munkában, különösen, amikor valamit gyorsan meg kell csinálni.
- Ha már ügyvéd, adna valamilyen jogi tanácsot azoknak, akik irodabérlés előtt állnak?
- A legfontosabb talán a felmondási feltételek megvizsgálása, hogy a bérlő ne vállaljon olyan kötelezettséget, hogy például a szerződés rövid határidővel megszakítható, hiszen ilyen esetben nem csupán nagyon gyorsan kell költöznie a cégnek, s elképzelhető, hogy a rövid idő miatt csak jóval magasabb áron talál másik irodát.
